Opisy stanowisk pracy i zakresy obowiązków – praktyczne aspekty

Dla kogo?

Dla zespołów pracowniczych – firm i organizacji (szkolenie dedykowane menedżerom, liderom zespołów, specjalistom HR oraz osobom odpowiedzialnym za tworzenie i aktualizację dokumentacji operacyjnej).

W każdej organizacji precyzyjnie określone role i obowiązki stanowią fundament sprawnego zarządzania zespołem oraz efektywnego funkcjonowania firmy. Celem tego szkolenia jest wyposażenie uczestników w umiejętności tworzenia jasnych, praktycznych opisów stanowisk pracy i zakresów obowiązków, które będą wspierać codzienne zarządzanie zespołem i stanowić integralną część podręcznika operacyjnego.

Podczas szkolenia skupimy się na praktycznych aspektach formułowania opisów stanowisk, tak by były one użyteczne w kontekście realnych potrzeb organizacji. Uczestnicy nauczą się, jak opracowywać dokumenty, które nie tylko ułatwiają delegowanie zadań, ale również pomagają budować spójność działań w firmie, sprzyjając jej rozwojowi i skalowaniu.

Metody: interaktywne wykłady, ćwiczenia praktyczne, analiza case studies, sesje Q&A.

Czas trwania: 1 dzień intensywnych warsztatów (8 godzin).

Materiały szkoleniowe: uczestnicy otrzymają przykładowe opisy stanowisk, szablony umów stanowiskowych oraz checklisty do tworzenia własnych dokumentów.

 

PROGRAM:

I. Wprowadzenie do umów stanowiskowych

  • Definicja i znaczenie umów stanowiskowych w kontekście podręcznika operacyjnego.
  • Rola opisów stanowisk w strukturze organizacyjnej – dlaczego są kluczowe dla spójności i transparentności

II. Struktura umowy stanowiskowej

  • Podstawowe elementy opisu stanowiska pracy – co musi się znaleźć w każdej umowie stanowiskowej (nazwa stanowiska, zakres odpowiedzialności, umiejętności i kwalifikacje).
  • Wskazówki dotyczące pisania opisu stanowiska – przykładowe pytania do zbierania informacji o danym stanowisku pracy
  • Metody określania obowiązków i odpowiedzialności – analiza funkcji kluczowych dla danego stanowiska.
  • Przykłady dobrze sformułowanych opisów – analiza case studies.
  • aktualizacji Umów stanowiskowych Kiedy i jak aktualizować opisy stanowisk, wdrażanie zmian i informowanie zespołu.

III. Wykorzystywanie opisów stanowisk w zarządzaniu

  • Jak opisy stanowisk wspierają procesy rekrutacyjne i ocenę pracowniczą?
  • Rola umów stanowiskowych w zarządzaniu wydajnością – monitorowanie i dostosowywanie zakresów obowiązków w miarę rozwoju organizacji.

IV. Praktyczny warsztat tworzenia umowy stanowiskowej

  • Ćwiczenia praktyczne: pisanie zakresów obowiązków na podstawie rzeczywistych przypadków.

V. Dopasowanie opisów stanowisk do procedur i procesów organizacyjnych

  • Integracja opisów stanowisk z procedurami i mapami procesów – jak zapewnić spójność i ciągłość działań. Jak dopasować zakres obowiązków do już istniejących procedur i procesów.

O autorze:

Daria Frank

Od zawsze kieruje mną potrzeba porządkowania świata wokół siebie, dlatego tym co najbardziej lubię robić jest tworzenie struktur, harmonogramów i znajdowanie optymalnych rozwiązań. Tworzę procedury, instrukcje, listy kontrolne oraz umowy stanowiskowe, które składają się na narzędzie do zarządzania — podręcznik operacyjny. 
  • Bazą do tego typu działań jest wykształcenie inżynierskie na kierunku zarządzanie i inżynieria produkcji ze specjalnością zarządzanie procesami produkcyjnymi. Natomiast nie było to dla mnie wystarczające i nieustannie się rozwijam. Aktualnie poszerzam swoją wiedzę z zakresu audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej, gdzie lepiej poznaję sposoby podejmowania decyzji i wyciągania wniosków z przeprowadzonych analiz oraz podnoszę swoje umiejętności w opracowywaniu wniosków i konstruowaniu zaleceń poaudytowych. Jestem zwolenniczką wprowadzania automatyzacji z wykorzystaniem nowych technologii i rozwiązań AI. Rozwijam ten obszar m.in. na szkoleniu "(nie)zrozumieć AI". Wykorzystuje potencjał narzędzi w zwiększeniu skuteczności i bezbłędności realizacji procesów oraz eliminacji z nich słabych punktów i wąskich gardeł.
  • W poprzednio podejmowanych przeze mnie wyzwaniach zawodowych wielokrotnie spotykałam się z sytuacjami, w których brakowało odpowiednich instrukcji. Kiedy ktoś nowy pojawiał się w pracy, w firmie pojawiał się chaos, ponieważ nikt nie wiedział, jak i kto powinien przeszkolić nową osobę, albo jak powinno wyglądać stanowisko pracy tej osoby. A praca musiała być kontynuowana. To uświadomiło mi, jak ważne są procedury, schematy, struktury i instrukcje. Są one potrzebne nie tylko na początkowym etapie wprowadzania pracownika do firmy, ale również do utrzymywania odpowiednich standardów i automatyzacji pracy. Są też niezbędną bazą do wprowadzania zmian. Teraz pomagam firmom tworzyć odpowiednie plany i porządkować procesy.
  • Współpracuję tam, gdzie istnieje potrzeba rozwoju i budowania wartości firmy. Moje usługi obejmują analizę i dokumentację istniejących standardów oraz wprowadzanie zmian, które umożliwiają skalowanie działalności. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują czas na planowanie wzrostu i rozbudowy, czy układanie strategii i realizację nowych wyzwań. Kieruję się wartościami takimi jak poszukiwanie optymalnych rozwiązań oraz pełne zrozumienie konsekwencji podejmowanych działań. Wierzę, że kluczowym elementem sukcesu są ludzie, dlatego dbam o zaangażowanie zespołu w procesie realizacji projektów i dlatego też przyłączyłam się do FUNDACJI ZIELONE-POJĘCIE, która również na pierwszym miejscu stawia te wartości. Moim celem jest skuteczne i przystępne przekazywanie informacji oraz jasne przydzielanie odpowiedzialności, aby każdy uczestnik procesu wiedział, za co odpowiada, a osoby zarządzające mogły sprawnie egzekwować pracę według wyznaczonych standardów. Wspieram osoby zarządzające we wdrażaniu zmian, dbając o to, aby dokumentacja była użyteczna i zrozumiała dla wszystkich jej użytkowników. Moja misja to dostarczanie rozwiązań, które nie tylko poprawiają bieżącą efektywność, ale również przygotowują firmę na przyszłe wyzwania i możliwości.
  • W PROJEKT SKALOWANIE prowadzę szkolenia dla przedsiębiorców i ich zespołów z samodzielnego tworzenia podręczników operacyjnych, przeprowadzam audyty i analizy w firmach, w których takie narzędzia już powstały. Tworzę podręczniki dla firm, które chcą się uporządkować, rozwijać i skalować.W swojej pracy uwzględniam misję, wizję, wartości i cele przedsiębiorstwa, z którym współpracuję. Staram się, aby zespół rozumiał te elementy i był w stanie samodzielnie aktualizować i wyznaczać standardy pracy w obliczu nowych produktów, rozwiązań, czy wyzwań. Kładę nacisk na budowanie świadomości procesów w przedsiębiorstwie oraz procesowe wprowadzanie zmian, co umożliwia ciągłe doskonalenie firmy w przyszłości.
  • Moja pierwsza piątka w Talentach Gallupa:
  1. Dyscyplina (DISCIPLINE)
  2. Naprawianie (RESTORATIVE)
  3. Odpowiedzialność (RESPONSIBILITY)
  4. Osiąganie (ACHIEVER)
  5. Uczenie się (LERNER)

Podobne: