Tworzenie podręcznika operacyjnego – mapowanie procesów i tworzenie procedur organizacyjnych

Dla kogo?

Dla zespołów pracowniczych – firm i organizacji.

W dzisiejszym świecie biznesu, efektywność działania oraz spójność procesów organizacyjnych są kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i rozwoju firmy. To szkolenie zostało zaprojektowane z myślą o osobach, które chcą usystematyzować działania w swojej organizacji, tworząc praktyczny i funkcjonalny podręcznik operacyjny.

Celem szkolenia jest wyposażenie uczestników w narzędzia oraz metody niezbędne do mapowania procesów i opracowywania przejrzystych procedur organizacyjnych. Wspólnie przejdziemy przez etapy tworzenia podręcznika operacyjnego – od zrozumienia struktury organizacyjnej, przez analizę i optymalizację kluczowych procesów, aż po dokumentację procedur. W efekcie, uczestnicy będą przygotowani do standaryzacji działań w swojej firmie, co nie tylko poprawi organizację pracy, ale również zwiększy gotowość przedsiębiorstwa do dalszego skalowania i rozwoju.

Metody: interaktywne wykłady, warsztaty praktyczne, studia przypadków, sesje pytań i odpowiedzi, praca w grupach.

Czas trwania: 3 dni intensywnych warsztatów (8 godzin dziennie).

Materiały: uczestnicy otrzymują kompletny zestaw materiałów szkoleniowych, w tym szablony map procesów, przykładowe procedury, instrukcje oraz listy kontrolne, umowy stanowiskowe.

PROGRAM:

I. Miejsce do tworzenia Podręcznika Operacyjnego

  • Wybór odpowiedniego środowiska pracy – fizyczne i cyfrowe aspekty miejsca tworzenia.
  • Narzędzia wspierające: jak wybrać platformy i oprogramowanie do dokumentacji procesów.
  • Organizacja zespołu projektowego – przypisanie ról i odpowiedzialności.

II. Cel tworzenia Podręcznika Operacyjnego

  • Dlaczego warto stworzyć podręcznik operacyjny?
  • Jak jasno zdefiniowany cel podręcznika pomaga w jego strukturze i wdrożeniu?
  • Korzyści dla firmy
  • Budowa Podręcznika Operacyjnego
  • Elementy składowe podręcznika (Proces, Procedura, Instrukcja, Lista Kontrolna, Umowa stanowiskowa)
  • Inne Elementy – Wzory, Formularze, Mat. Szkoleniowe
  • Wskazówki dot. języka, formatu, struktury, skuteczności każdego z elementów składowych podręcznika
  • Cyfrowe narzędzia wspomagające tworzenie poszczególnych elementów podręcznika

III. Praktyczny warsztat z mapowania procesów

  • Krok po kroku: jak zbudować podręcznik operacyjny od podstaw?
  • Ćwiczenia zespołowe – tworzenie przykładowych procedur i map procesów.
  • Analiza przypadków – rozwiązywanie problemów i dopracowanie podręczników na podstawie realnych przykładów uczestników.

IV. Aktualizacje Podręcznika Operacyjnego

  • Narzędzia i strategie zarządzania wersjami dokumentu.
  • Jak często aktualizować podręcznik i dlaczego to istotne?
  • Proces wdrażania zmian i komunikowania ich zespołowi.

V. Jakich problemów Podręcznik nie rozwiąże

  • Ograniczenia podręcznika operacyjnego – czego nie można oczekiwać od dokumentacji.
  • Rola liderów w utrzymaniu efektywnego wykorzystania podręcznika.

O autorze:

Daria Frank

Od zawsze kieruje mną potrzeba porządkowania świata wokół siebie, dlatego tym co najbardziej lubię robić jest tworzenie struktur, harmonogramów i znajdowanie optymalnych rozwiązań. Tworzę procedury, instrukcje, listy kontrolne oraz umowy stanowiskowe, które składają się na narzędzie do zarządzania — podręcznik operacyjny. 
  • Bazą do tego typu działań jest wykształcenie inżynierskie na kierunku zarządzanie i inżynieria produkcji ze specjalnością zarządzanie procesami produkcyjnymi. Natomiast nie było to dla mnie wystarczające i nieustannie się rozwijam. Aktualnie poszerzam swoją wiedzę z zakresu audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej, gdzie lepiej poznaję sposoby podejmowania decyzji i wyciągania wniosków z przeprowadzonych analiz oraz podnoszę swoje umiejętności w opracowywaniu wniosków i konstruowaniu zaleceń poaudytowych. Jestem zwolenniczką wprowadzania automatyzacji z wykorzystaniem nowych technologii i rozwiązań AI. Rozwijam ten obszar m.in. na szkoleniu "(nie)zrozumieć AI". Wykorzystuje potencjał narzędzi w zwiększeniu skuteczności i bezbłędności realizacji procesów oraz eliminacji z nich słabych punktów i wąskich gardeł.
  • W poprzednio podejmowanych przeze mnie wyzwaniach zawodowych wielokrotnie spotykałam się z sytuacjami, w których brakowało odpowiednich instrukcji. Kiedy ktoś nowy pojawiał się w pracy, w firmie pojawiał się chaos, ponieważ nikt nie wiedział, jak i kto powinien przeszkolić nową osobę, albo jak powinno wyglądać stanowisko pracy tej osoby. A praca musiała być kontynuowana. To uświadomiło mi, jak ważne są procedury, schematy, struktury i instrukcje. Są one potrzebne nie tylko na początkowym etapie wprowadzania pracownika do firmy, ale również do utrzymywania odpowiednich standardów i automatyzacji pracy. Są też niezbędną bazą do wprowadzania zmian. Teraz pomagam firmom tworzyć odpowiednie plany i porządkować procesy.
  • Współpracuję tam, gdzie istnieje potrzeba rozwoju i budowania wartości firmy. Moje usługi obejmują analizę i dokumentację istniejących standardów oraz wprowadzanie zmian, które umożliwiają skalowanie działalności. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują czas na planowanie wzrostu i rozbudowy, czy układanie strategii i realizację nowych wyzwań. Kieruję się wartościami takimi jak poszukiwanie optymalnych rozwiązań oraz pełne zrozumienie konsekwencji podejmowanych działań. Wierzę, że kluczowym elementem sukcesu są ludzie, dlatego dbam o zaangażowanie zespołu w procesie realizacji projektów i dlatego też przyłączyłam się do FUNDACJI ZIELONE-POJĘCIE, która również na pierwszym miejscu stawia te wartości. Moim celem jest skuteczne i przystępne przekazywanie informacji oraz jasne przydzielanie odpowiedzialności, aby każdy uczestnik procesu wiedział, za co odpowiada, a osoby zarządzające mogły sprawnie egzekwować pracę według wyznaczonych standardów. Wspieram osoby zarządzające we wdrażaniu zmian, dbając o to, aby dokumentacja była użyteczna i zrozumiała dla wszystkich jej użytkowników. Moja misja to dostarczanie rozwiązań, które nie tylko poprawiają bieżącą efektywność, ale również przygotowują firmę na przyszłe wyzwania i możliwości.
  • W PROJEKT SKALOWANIE prowadzę szkolenia dla przedsiębiorców i ich zespołów z samodzielnego tworzenia podręczników operacyjnych, przeprowadzam audyty i analizy w firmach, w których takie narzędzia już powstały. Tworzę podręczniki dla firm, które chcą się uporządkować, rozwijać i skalować.W swojej pracy uwzględniam misję, wizję, wartości i cele przedsiębiorstwa, z którym współpracuję. Staram się, aby zespół rozumiał te elementy i był w stanie samodzielnie aktualizować i wyznaczać standardy pracy w obliczu nowych produktów, rozwiązań, czy wyzwań. Kładę nacisk na budowanie świadomości procesów w przedsiębiorstwie oraz procesowe wprowadzanie zmian, co umożliwia ciągłe doskonalenie firmy w przyszłości.
  • Moja pierwsza piątka w Talentach Gallupa:
  1. Dyscyplina (DISCIPLINE)
  2. Naprawianie (RESTORATIVE)
  3. Odpowiedzialność (RESPONSIBILITY)
  4. Osiąganie (ACHIEVER)
  5. Uczenie się (LERNER)

Podobne: